Desafíos del trabajo remoto e ideas para enfrentarlos - Parte II

¿Qué podemos hacer frente a las interrupciones internas? ¿Cuál es el siguiente desafío?

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Ya he hablado en la Parte I de que el trabajo remoto no es una panacea y presenta ciertos desafíos que tenemos que saber enfrentar para poder realizarlo de manera efectiva. El primer desafío es el de conseguir hacer las cosas y esto muchas veces se hace difícil por las interrupciones de todo tipo. En la primera parte mencioné algunas ideas para enfrentar las interrupciones externas.

Controlar las interrupciones - parte II: Las internas

Perdón, pero aquí el tema se pone un poco más delicado, pues hablamos de cómo conseguir hacer algo que, en el fondo, no queremos hacer .

Debido a que hablamos de cómo convencernos u obligarnos a hacer algo que nos está costando hacer, estamos cerca de la frontera con la autoayuda y, bueno, eso es siempre complicado.

Hay distintos motivos por los que nos interrumpimos y nos dedicamos a hacer cosas que no debemos hacer en lugar del trabajo que supuestamente nos toca. Este fenómeno se conoce como procrastinación y podemos encontrar prácticamente infinitos artículos sobre las causas potenciales y sus posibles soluciones. Si bien no voy a hablar de la teoría estándar al respecto, sí que voy a mencionar una visión poco común. La expone Nassim Taleb en Antifrágil:

Pocos entienden que la procrastinación es nuestra defensa natural — dejando que las cosas se hagan cargo de sí mismas y demuestren su antifragilidad — resulta de una sabiduría ecológica o naturalista, y no siempre es mala — a nivel existencial, es nuestro cuerpo rebelándose contra su trampa.

En otras palabras, postula que si procrastinamos en algo es que en realidad no debemos hacer esa tarea: si vemos una leona hambrienta a 50 metros no procrastinaremos nuestra huida. Es una visión interesante que nos permite reevaluar qué tan necesarias e importantes son las cosas que hacemos o el trabajo que tenemos.

Ya habrá tiempo para decidir si y cómo debes cambiar de entorno laboral a uno donde la mayor parte de las cosas que hagas sean cosas que te apetezca hacer. Pero nada de eso nos ayuda a hacer las tareas que tenemos pendientes hoy.

¿Qué podemos hacer hoy?

Dependiendo de cuál sea tu problema específico, creo que al menos una una de tres cosas puede ayudarte:

• Recuerda luchar contra las interrupciones externas y preparar tu entorno para trabajar en condiciones.

• Si lo que ocurre es que se te escapan cosas por hacer entre las rendijas del día y entras en un ciclo donde la presión aumenta porque las cosas pendientes se van acumulando, un método para mantener listas muy simple y efectivo para organizar el trabajo es el que recomienda Tom Limoncelli en su libro “Time Management for System Administrators” que puede aplicarlo cualquier persona con un aparato donde se pueda escribir (no necesitas ser administrador de sistemas o programador o nada por el estilo) y que evita algunos de los problemas más típicos en los métodos más comunes. Es tan simple que la puedes implementar usando UNA AGENDA DE PAPEL (e idealmente un lápiz borrable, pero ni siquiera esto es estrictamente necesario) o un editor de texto sencillo como el Bloc de Notas o TextEdit.

  • Determina las tareas que tienes que hacer en orden de importancia. Dale tiempo a las cosas grandes, tienes que dedicar tiempo explícitamente a los proyectos de alto impacto. De lo contrario las cosas pequeñas de bajo impacto se comen tu vida. Dedica un espacio fijo, a ser posible y hazlo rutinario.

  • Mantén una lista de tareas por día y ve marcando las cosas que terminas.

    Lunes 25 de Octubre de 2032
- Tarea 1 LISTO
- Tarea 2 LISTO
- Tarea 3 LISTO
- Tarea 4

    Acabó el día y nos quedó una tarea pendiente, simplemente la movemos al día siguiente, así no hay olvidos y queda como lo primero que atacamos al día siguiente.
Martes 26 de Octubre de 2032
- Tarea 4
- Tarea 5
- Tarea 6
Lo mismo si aparece una nueva tarea en la mitad del día, podemos informar a quien la solicita que se hará el viernes, en lugar de asumir que es para hoy.

    Martes 26 de Octubre de 2032
- Tarea 4
- Tarea 5
- Tarea 6
Viernes 29 de Octubre de 2032
- Tarea 7

    Y, si esa persona negocia y explica que es urgente, se puede poner en medio y alguna de tus otras tareas podrá caer al día siguiente, o no, según decidas.

    Martes 26 de Octubre de 2032
- Tarea 4
- Tarea 7
- Tarea 5
- Tarea 6
¿Cómo decides? Cada día, por ejemplo, una hora antes de terminar ese día, revisas la lista. Tienes básicamente cuatro opciones.

    1. Si la tarea no tiene que estar para hoy, mover para mañana.

    2. Si tenía que estar para hoy:

       • Negociar una ampliación de plazo, puede que pueda esperar. Muchas veces es así.

       • Delegar a alguien más (siguiente turno, compañero)

       • Trabajar hasta tarde: Pero ahora es una decisión consciente, no lo haces simplemente porque te sientes culpable.

• Si lo que ocurre es que no hay motivación intrínseca alguna y no consigues poner la tarea en marcha, puedes recurrir a la motivación extrínseca, el autoengaño o la presión social o las etiquetas internas:

  • Motivación extrínseca como prometerte recompensas tras comenzar, avanzar y terminar lo que te cuesta. Ponte límites razonables como definición de éxito. Empieza con poco y ve aumentando según vayas notando el progreso y sintiéndote mejor al respecto.

  • Etiquetas internas. Piensa en tí como en lo que quieres ser. Si estás escribiendo algo, piensa en que eres un escritor, no una persona intentándolo y fallando. Si quieres salir a correr, identifícate con un corredor, no con alguien que quiere correr pero se queda durmiendo cada mañana.

  • Autoengaño. Convencerte de que harás sólo un poco y ver qué problemas surgen para atacarlos o, si hay suerte al lanzarte consigues un buen montón de trabajo hecho. Si no hay suerte, al menos hiciste un poco, que te motiva para continuar - y lo puedes complementar con recompensas, si te ayuda.

    • “Haré sólo el primer paso”. Así encuentras los primeros obstáculos y puedes atacarlos.

    • “Vencer al reloj” - ¿cuánto puedo hacer en 10 minutos?. Si tienes algo de suerte verás cómo pasan dos horas y has avanzado un montón.

  • ¿Presión social, dices? ¿En plena pandemia? ¡Claro que sí! Por ejemplo, podemos usar Focusmate para juntarnos a una video llamada donde hablamos un par de minutos al principio con alguna pareja aleatoria, y luego trabajamos 50 minutos con la cámara activa y luego decimos adiós. Jaime Altozano estuvo haciendo algo similar vía Twitch donde la gente se unía al stream y había bloques de charla y bloques de trabajo de aproximadamente una hora - lamentablemente ya se ha acabado. Existen grabaciones al respecto. También en esta misma veta puedes tener abierto el Google Meet o Zoom pero sin tener una agenda, simplemente estar trabajando en silencio, hablando sólo cuando haya alguna duda o tras ciertos minutos de trabajo concentrado. Esto no tiene porqué ser formal, puedes quedar tu y un compañero que también se beneficie.

Sé tu propio jefe

Si trabajas en un entorno remoto donde hay baja supervisión desarrollar las habilidades para ser capaz de establecer tus propios objetivos alineados con los de la empresa para la que trabajas y conseguirlos sin supervisión es muy útil. 37signals lo dijo ya en 2008, contrata a gente que se autogestione así todos podremos trabajar más y gestionar menos. ¿Cómo desarrollar estas habilidades? Esto da para mucho, pero, si necesitas una pista: comunicación y liderazgo son las palabras clave para empezar en el camino.

Se proactivo para ser productivo

Una característica que muchos compartimos es el “miedo a molestar”. No queremos dirigirnos una segunda vez a un compañero porque ya le hicimos una pregunta.

En un entorno remoto donde hay distintos equipos involucrados muchas veces surgen ineficiencias que se pueden minimizar simplemente tirando del carro. Si tu siguiente tarea no está clara o bien tienes una tarea a medio completar y la contraparte de la que dependes no te hace caso, debes tomar la inciativa e insistir, aunque te parezca que “estás molestando”. Hablar con los superiores si es necesario (y no antes, por supuesto). En este sentido el ser proactivo es muy importante para la productividad del equipo.

¡Ojalá estas ideas te sirvan para algo! En la Parte III hablaremos del desafío número 2: ¿Cómo podemos tener vida si trabajamos donde vivimos? Continuará…